Tendermanagement

Een tender winnen op basis van alleen de laagste prijs, behoort al jaren tot het verleden. Afhankelijk van de aanbestedingsvorm, zoals Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) / Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) of Best Value Procurement (BVP), verwacht de aanbestedende partij doordachte plannen, realistische planningen, steekhoudende risico-inventarisaties, onderbouwde beweringen en innovatieve kansendossiers. Balance heeft de expertise en ervaring om daarbij te helpen.

Sinds 2014 houdt Balance Tendermanagement zich bezig met het begeleiden van aanbestedingstrajecten bij opdrachtgevers. De begeleiding varieert van ondersteuning op onderdelen (bijvoorbeeld het schrijven van een plan van aanpak of het geven van een interviewtraining) tot intensieve betrokkenheid bij het complete proces; vanaf het bepalen van de winststrategie tot en met de eindevaluatie.

Waar het bij de uitvoering van projecten vaak gaat om welke methode wordt gebruikt of welke (management)tools worden ingezet, is dat bij aanbesteden minder relevant. Aanbesteden is maatwerk en onze mensen zijn onze tools. Balance benadert een aanbesteding primair vanuit onze opdrachtgever. Daarbij maken wij optimaal gebruik van zijn vakinhoudelijkheid en combineren dat met de kennis en kunde van onze tenderspecialisten. Afhaken is voor ons en onze opdrachtgevers geen optie. Aanbesteden draait immers altijd om de samenwerking en de teamprestatie.

Voor zowel EMVI/BPKV als BVP aanbestedingen beschikt Tendermanagement over schrijvers, adviseurs, risicomanagers, planners, tendermanagers, contractspecialisten, reviewers, (interview)trainers en coaches. Allemaal ervaren experts die niet schrikken van hectiek, deadlines en tijdsdruk. Daarnaast zijn we goed bekend met de aanbestedende partijen en markten waarin onze opdrachtgevers actief zijn zoals: energie-infrastructuur, weg- en waterbouw, railinfra en landschapsinrichting. Omdat succesvol aanbesteden staat of valt met goede samenwerking, besteden wij daar veel aandacht aan. Balance zoekt de juiste combinaties en zorgt voor back-up.

Voor een goed lopend aanbestedingstraject is het belangrijk het doel duidelijk te definiëren, het proces helder voor ogen te hebben en de juiste mensen er meteen vanaf de start bij te betrekken. Voor onze opdrachtgever geldt dat hij dan al na moet denken – en beslissen – over welke sleutelfunctionarissen vanuit de projectrealisatie betrokken zijn bij de aanbesteding. Voor ons betekent het dat wij de strategiesessie gedegen voorbereiden, zodat we daarna meteen aan de slag kunnen.

Tijdens de strategiesessie helpen wij de opdrachtgever bij het antwoord geven op vragen als: ‘Wat is er nodig om deze aanbesteding te winnen, wat bieden we aan en waarom zijn wij de meest geschikte partij om de opdracht uit te voeren?’Op die manier brengen we de focus aan die we gedurende het aanbestedingsproces niet meer uit het oog verliezen. We stellen een tenderplanning op zodat alle betrokkenen weten wat wanneer van wie verwacht wordt en we houden het proces goed in de greep. We zijn flexibel als dat nodig is, maar voorkomen dat het tenderteam en onze opdrachtgever voor onaangename verrassingen komt te staan.