Geplaatst 24 oktober 2022

Welke situaties kunnen de samenwerking tijdens de realisatiefase onder druk zetten?

Auteur: Remon Bergkotte, Adviseur Contractmanagement
Datum: Oktober 2022
Leestijd: 8 minuten

Complexe projecten hebben een scala aan parameters, die de samenwerking beïnvloeden tijdens de realisatiefase. De bouwteamprincipes die in de bouwteamfase (fase 1) gezamenlijk zijn vormgegeven, kunnen hiermee onder druk komen te staan. Op basis van praktijkervaringen volgen hierna een aantal veel voorkomende situaties, die ervoor kunnen zorgen dat de samenwerking tijdens de realisatiefase (fase 2) onder druk komt te staan.

Parameters die de samenwerking tijdens de realisatiefase beïnvloeden

IPM-rolhouders Opdrachtgever en Opdrachtnemer matchen niet

- Onvoldoende aandacht voor de onderlinge competenties van de IPM-rolhouders (niet zoeken naar een match). Niet de juiste personen werken samen, waardoor wrijving in de samenwerking kan ontstaan. De samenwerking tussen IPM-rolhouders komt veelal op basis van beschikbaarheid tot stand en niet op basis van de juiste match. Methodes als Insights Discovery of Management Drives zet men vaak in als de samenwerking al onder druk staat.
- Onvoldoende afwisseling tussen zakelijke en informele houding. Ook een informele houding komt de samenwerking ten goede. Voorbeelden om hier aandacht aan te geven: het benen-op-tafel-gesprek, een gezamenlijke BBQ, successen vieren met taart. Bij onvoldoende aandacht hiervoor zal de samenwerking ‘verharden’.

Niet afgeronde standpunten in discussies vanuit de bouwteamfase zorgen voor wrijving tijdens de realisatiefase

- Opdrachtgever brengt op een laat moment nieuwe scope in tijdens een lopend proces van Opdrachtnemer. Het voorbereidings- dan wel het realisatieproces van de Opdrachtnemer raakt verstoord.
- Contractwijzigingen worden door Opdrachtnemer niet direct volledig inzichtelijk gemaakt. Opdrachtnemer brengt contractwijzigingen getrapt in beeld (eerst onderzoek, dan engineering en vervolgens de realisatie), terwijl Opdrachtgever behoefte heeft aan het totale beeld om de ambtelijke organisatie juist en volledig te informeren over de contractwijziging. Opdrachtnemer laat contractwijzigingen op elkaar voortborduren, zodat onduidelijk is wat de precieze oorzaak van de contractwijziging was. Hierdoor heeft de Opdrachtgever geen volledig beeld van de betreffende contractwijziging.
- De voortgangsrapportage van Opdrachtnemer is niet volledig en/of richt zich op de onderwerpen die Opdrachtgever gedaan zou moeten hebben. Voortgangsrapportage wordt meer gebruikt als contractueel sturingsdocument dan een document waarin de voortgang van het Werk wordt weergegeven.

Verschillen van inzicht blijven te lang op een bepaalde tafel liggen

- Technische of omgeving gerelateerde vraagstukken kunnen contractuele consequenties hebben, maar blijven soms te lang op inhoud doorgesproken worden. Hierdoor neemt de contractuele consequentie toe als gevolg van het tijdsaspect (vertraging).
- Andersom worden contractuele consequenties te snel op de spits gedreven, waardoor niet meer met elkaar wordt gesproken over de inhoud; men zet de hakken in het zand.
- Er wordt te snel (project dreigt te snel op slot te gaan) of te laat geëscaleerd naar de stuurgroep (impact is al dusdanig dat de stuurgroep verrast wordt en niet of nauwelijks kan bijsturen).

Conclusie

Op basis van de bovenstaande praktijksituaties is duidelijk dat er diverse redenen kunnen zijn waarom de samenwerking onder druk komt te staan tijdens de realisatiefase. Hierdoor ontstaan conflictsituaties die de samenwerking ondermijnen. Een samenwerkingsplan, dat partijen in de bouwteamfase gezamenlijk opstellen, dient ook op de afhandeling van conflictsituaties tijdens de realisatiefase in te gaan. Op basis van de praktijkervaringen is namelijk wel duidelijk, dat dergelijke conflictsituaties zich voor zullen blijven doen op complexe projecten tijdens de realisatiefase.

In een volgend blogartikel gaan we in op de mogelijkheden om conflictsituaties te voorkomen dan wel om uit conflictsituaties te komen, wanneer deze zich onverhoopt voordoen.