Team EIFFEL

Team EIFFEL is de community waar talent en expertise samensmelten tot de grootste interim-, consultancy- en projectorganisatie van Nederland. We zijn er om impact te maken. Om de toekomst van Nederland vorm te geven, samen met organisaties die de agenda’s van morgen bepalen. teameiffel.nl
Balance is onderdeel van
 In Integrale projectbeheersing

Als junior projectbeheerser een project onder controle krijgen

Auteur: Rob Kleverlaan, Adviseur Integrale Projectbeheersing
Datum: Oktober 2022
Leestijd: 8 minuten

Als Manager Projectbeheersing (MPB’er) ben je het ‘geweten’ van het project voor alle stakeholders. Jij meet, adviseert en rapporteert over de voortgang van het project. Veelal met hulp van een of meerdere adviseurs op het gebied van de GROKIT-aspecten en met je mede projectteamleden. Stakeholders moeten informatie ontvangen over de projectvoortgang zodat zij beslissingen kunnen nemen over bedreigingen in het project. Maar hoe zorg je dat jouw informatie tijdig, juist en volledig is?

Wanneer is een project onder controle?

Als de opdrachtgever (OG) de projectopdracht heeft opgedragen aan het projectteam waarin de te behalen resultaten en doelstellingen en uitgangspunten SMART zijn beschreven, is het aan het projectteam om hiermee aan de slag te gaan. Bij het verder uitwerken van het project kunnen er zaken optreden die ervoor kunnen zorgen dat er afwijkingen ontstaan die niet meer in lijn zijn met de projectopdracht, doelstellingen of uitgangspunten. De OG moet daarover worden geïnformeerd en geadviseerd hoe het project of hieraan gekoppelde projecten verder te sturen.

Een project is onder controle als de relevante stakeholders juist, volledig en tijdig het project kunnen (bij)sturen. Dat is dus wat anders dan dat het project zich binnen de opgedragen grenzen (GROTIK aspecten) bevindt. Dit laatste is mooi meegenomen maar heeft niets te maken met het project onder controle hebben.

Wat kun jij doen om een project onder controle te krijgen?

Er zijn hierover boekenkasten vol geschreven en ook allerlei cursussen van IPMA tot PRINCE2, etc. Hieronder enige praktische tips en trucs die het onder controle krijgen en houden van projecten makkelijker maakt en waarbij alle teamleden voordeel hebben, vooral de MPB’er:

  1. HARDE afspraken in het team: Is het voor alle teamleden duidelijk wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn? Zo niet, dan kan je elkaar nergens op aanspreken en blijven zaken ‘ergens hangen’! Inrichten projectstructuur…
    • Wie is er bevoegd/gemandateerd om beslissingen te nemen?
    • Zijn planning en financiën zodanig opgedeeld in tussenproducten en activiteiten dat deze kunnen worden gemeten?
    • Wanneer (frequentie)/op welke wijze (online/fysiek) komt het team bij elkaar? Wat is de agenda?
    • Hoe te handelen bij het signaleren van afwijkingen?
  2. Harde procesafspraken: afwijkingen en wijzigingen proces, escalatie model (wie informeert wie als er escalatie in het project nodig is?) Is het baseline beheer goed ingericht?
  3. ZACHTE afspraken: alle teamleden moeten open en zonder voorbehoud kunnen spreken. Bij ieder overleg een check-in (hoe zit je in de wedstrijd?) Hoe spreken we elkaar aan (dit onderdeel is vooral een taak van de PL maar hier kun je als MPB’er wel in adviseren).

Enkele taken van de MPB’er in dit kader:

  1. Na opdracht het inrichten van het project. Project opdelen in fases, per fase project opdelen in meetbare onderdelen.
  2. Periodiek voortgang meten (= vragen en doorvragen) naar de status aan de hand van de planning, rapportages, en alle bronnen die je beschikbaar hebt.
  3. Periodiek meten/vastleggen of en welke afwijkingen er zijn (te verwachten) Zo ja, direct actie ondernemen door te communiceren.
  4. Periodiek de voortgang rapporteren en eventueel toelichten.

Tips en trucs voor de MPB’er:

  • Je kunt alleen maar meten/rapporteren als een activiteit SMART is, check dit dus goed.
  • Niets aannemen, altijd vragen (en doorvragen, net zolang totdat jij het snapt) bij de persoon/teamlid die hiermee is belast.
  • Niet invullen voor een ander, dus als een teamlid een activiteit moet ramen in tijd en geld, dan is dit de taak van dit teamlid en niet van jou, niet van je planner of wie dan ook. Als je dit voor hem of haar doet, dan leert het teamlid om wie het gaat er niets van en voelt zich niet verantwoordelijk voor deze activiteit. Het gevolg is dat jij verantwoordelijk bent geworden voor deze activiteit. Bij het inschatten/ramen is het van belang welke uitgangspunten je hierin opneemt. Dit is een belangrijk haakje voor jou als MPB’er om afwijkingen te onderbouwen.
  • Als je iets niet weet, vraag het dan en vraag door net zolang tot het duidelijk is. Er bestaan geen domme vragen (houd hierbij rekening met zachte afspraken – zie hierboven.
  • Als het met jou en een teamlid/stakeholder negatief emotioneel wordt, dit nooit schriftelijk afdoen. Obstakels in de relatie worden op deze wijze alleen maar groter. Altijd de telefoon pakken of nog liever elkaar opzoeken. Bijna altijd komt er weer begrip voor elkaars standpunten waardoor je weer met elkaar door dezelfde deur kunt.

Conclusie

Je kunt als MPB’er niet bij alle besprekingen/interacties die er binnen een projectteam spelen aanwezig zijn. Er worden besprekingen gehouden met de omgeving, binnen de technische disciplines, etc. Bovendien is het goed mogelijk dat je niet alle vaktaal begrijpt al zou je wel op deze interacties/besprekingen aanwezig zijn.

Als MPB’er ben je degene die de voortgang van het project moet weten, maar ben je wel afhankelijk van de informatie die je krijgt van je mede teamgenoten.

Daarom is het van belang een proactieve houding te hebben, waarbij je open vragen stelt aan je teamleden over de GROKIT-aspecten en doorvraagt, net zolang totdat e.e.a. duidelijk is geworden. Niemand weet wat het eindresultaat van een project gaat worden, maar het voorspellen op activiteitenniveau kan het beste worden gedaan door degene die verantwoordelijk is voor die activiteit. Door dit gezamenlijk in het team te bespreken kun je prognosticeren en verrassingen voorkomen!

Contact

Wil je meer weten over Integrale Projectbeheersing? Neem contact op met Rob via robkleverlaan@balance.nl

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

Jouw rol als planningsadviseurContractmanagement