Krachten bundelen door projecten te bundelen

Blog

Krachten bundelen door projecten te bundelen

Enkele weken geleden mocht ik een kennisuitwisseling begeleiden over projectmanagement met vertegenwoordigers van waterschappen, provincies en gemeenten. We spraken over het Integraal Projectmanagement Model (IPM), dat inmiddels bij de projectenafdelingen van deze organisaties wel bekend is. Volgens sommige experts was het IPM-model met vijf rollen wel een beetje groot voor de kleine projecten. Lagere overheden hebben hier regelmatig mee te maken. Sommige waterschappen hadden wel 200 projecten in hun jaarplan. Het toepassen van IPM met vijf rollen per project is dan – terecht – wel “too-much”!

Er ontstond een leuke discussie met de vraag of het verstandig is om elke onderhoudsmaatregel als apart project aan te pakken. Biedt het werken met programma’s dan niet veel meer voordelen? Bij deze aanpak “bundel” je namelijk allerlei gelijksoortige onderhoudsmaatregelen en richt je voor elk programma een IPM-team in. Zo’n team blijft lange tijd in stand, voert jaarlijks maatregelen uit en krijgt ook jaarlijks nieuwe maatregelen aan haar programmascope toegevoegd. Zo’n team specialiseert zich als het ware en omdat het langere tijd samenwerkt ontstaat er een geoliede machine, die de onderhoudsmaatregelen efficiënt kan uitvoeren.

Slim bundelen
Er bestaan meerdere manieren om maatregelen slim te bundelen. Zo kunnen maatregelen van dezelfde werksoort in één programma worden gestructureerd.  Bijvoorbeeld allerlei baggerwerkzaamheden of asfaltonderhoud op verschillende locaties onderbrengen. Meerdere maatregelen worden dan vaak ook gebundeld aanbesteed. Een andere insteek is om juist allerlei (verschillende) maatregelen in één gebied bij elkaar te brengen. Dan optimaliseer je juist de afstemming met de omgeving: in één keer met bewoners of bestuurders in conclaaf over de uitvoering van werkzaamheden bij hen in de buurt. En tot slot kun je maatregelen met grote onderlinge afhankelijkheden bij elkaar brengen. Door ze samen in één programma onder te brengen zijn de raakvlakken goed geborgd en verloopt afstemming soepeler.

Over één ding waren de experts het eens: efficiënt onderhoudsprojecten uitvoeren begint al bij de programmering van de projecten. Projectafdelingen moeten daarom de krachten bundelen in de projectenketen met de programmamanagers, portfoliomanagers of assetmanagers. Om samen met hen de IPM-teams te bepalen op basis van een slimme bundeling van (onderhouds)maatregelen!

Door: Rob Jongkind, Business consultant integrale projectbeheersing bij Balance – Advies, Projecten, Interim 

Begin met typen en druk op enter om te zoeken