IT-applicaties binnen de projectomgeving: de keuze is reuze, maar inzicht in gemak ontbreekt.

Blog

IT-applicaties binnen de projectomgeving: de keuze is reuze, maar inzicht in gemak ontbreekt.

We zijn dagelijks omringd door technologie, zo wordt ook in de werkomgeving geïnnoveerd. We integreren onze software, lezen onze prestaties af op dashboards en werken met digitale dossiers. De keuzes voor deze systemen worden vaak gemaakt vanuit de overtuiging dat technologie het werk effectiever en efficiënter maakt. IT-applicaties horen ervoor te zorgen dat we op alle fronten beter kunnen samenwerken, meer inzicht hebben in prestaties en documenten altijd te achterhalen zijn. Toch merk ik dat dit niet altijd het geval is.

De laatste tijd heb ik in verschillende projectomgevingen gewerkt waar tal van IT-applicaties worden toegepast. Hierin merk ik dat niet alle mogelijkheden van de techniek worden benut. Zo komt het voor dat handige computerprogramma’s niet worden gebruikt, interactieve dashboards met waardevolle informatie worden vereenvoudigd tot een A4’tje en documenten niet kunnen worden teruggevonden omdat ze niet zijn geclassificeerd. Dit terwijl het nut van de applicaties op het eerste gezicht evident lijkt.

Waar gaat het mis?
Het antwoord ligt naar mijn mening in de hoeveelheid en overzichtelijkheid van applicaties. Het Office pakket kent bijvoorbeeld al meer dan 20 applicaties. Interactieve dashboards kennen vaak meerdere tabbladen met meerdere doorklikfuncties en bij het labelen van documenten kan men ook nog kiezen uit meer dan vijftig classificaties.

Persoonlijk ben ik erg geïnteresseerd in technologie en zie ik de meerwaarde er absoluut van in. Echter, mijn beschikbare tijd en motivatie om alle programma’s, tabbladen en classificaties te leren kennen is eindig. Personen met minder interesse in technologie spannen zich logischerwijs nog minder in. Wat resulteert in versimpelde stuurinformatie, kwijt geraakte documenten of het niet gebruiken van nuttige programma’s. Hierdoor wordt de beoogde efficiëntieslag vaak niet behaald.

Hoe kunnen we dit veranderen?
De oplossing kan allereerst worden gevonden in het duidelijk maken van het gemak en de mogelijkheden die de IT-applicaties bieden. Men zal niet alle toepassingen nodig hebben. Door bijvoorbeeld uit te leggen wat een programma, tabblad of classificatie inhoudt en voor welke zaken het gebruik nuttig is, kan elk persoon zelf beslissen in welke IT-applicaties ze hun tijd steken. Het gebruik kan daarnaast verder gestimuleerd worden door proactief gebruikshulp aan te bieden wanneer blijkt dat de applicaties niet worden gebruikt. Tot slot dient gebruik, zeker in de gewenningsfase, aangemoedigd te worden en kan er beter geen alternatief aanwezig zijn. Bijvoorbeeld door gezamenlijk spelenderwijs te oefenen met de IT-applicatie en de resultaten eventueel te publiceren of het, wat binnen de IT-wereld gebruikelijker is, verstoppen van een “easter egg” in de applicatie.

Technologie maakt ons leven makkelijker en de bereidheid is er om van de nieuwe mogelijkheden gebruik te maken. We moeten enkel weten welke mogelijkheden onze tijd waard zijn. Met het inzien van het nut en gemak, de juiste begeleiding en stimulering vanuit de bedenkers kunnen we werk effectiever en efficiënter verzetten.

Door: Merlijn Hogenbirk, projectconsultant bij Balance – Advies, Projecten, Interim

Begin met typen en druk op enter om te zoeken