Artikel

Er was eens… dé productuitvraag: een sprookje?

In de afgelopen jaren zijn verschillende aanbestedende diensten overgestapt op productuitvragen. Meestal in de vorm van een raamovereenkomst met daaronder nadere overeenkomsten voor verschillende projecten of werklocaties. De raamovereenkomst wordt gebruikt om tot een selectie van aanbieders te komen die dan -hopelijk- begrijpen wat de aanbestedende dienst verwacht van hen. Het beoogde voordeel van deze selectie is dat bij elke nadere overeenkomst de verwachtingen niet separaat helder gemaakt hoeven te worden aan nieuwe aanbieders.

Naast dit voordeel leeft de gedachte bij productuitvragen dat zij leiden tot minder uitgaven, hogere kwaliteit en meer grip op de resultaten in de vorm van de te leveren producten. Ten aanzien van de kosten kan er een vergelijking gemaakt worden tussen het budget en de inschrijvingen, maar bij productuitvragen -zeker als de eenheidsprijzen per product in een raamovereenkomst vastgelegd worden- valt of staat het met de uitganspunten die gehanteerd zijn. Wordt een product opeens vaker uitgevraagd of geleverd dan kunnen de uitgangspunten voor de prijsbepaling ter discussie komen te staan, maar ook dient het interne budget aangepast te worden.

Aanbieders worden geacht hogere kwaliteit te kunnen leveren, omdat het “hun” producten zijn, waarvoor zij enkel input hoeven te vragen. De informatie die zij ontvangen, bediscussiëren (in jargon: challengen) zij met verantwoordelijke managers om zo de juistheid en bandbreedtes te bepalen. Eén van de ideeën achter productuitvragen was dat aanbieders locatieonafhankelijk werken met dedicated teams.

Om meer grip te hebben, wordt in de meeste uitvragen echter geëist dat de adviseurs meerdere dagen aanwezig zijn op de werklocatie van de aanbesteder. Vanuit de gedachte dat de adviseur dan reeds informatie oppikt op de werkvloer om de juistheid en volledigheid van de gegeven input te kunnen bepalen. Juist dit laatste zorgt ervoor dat aanbesteders de productuitvragen als het nieuwe detacheren inzetten: de vragen aan adviseurs worden niet alleen beperkt tot de producten, maar ook luiheid in het verstrekken van de juiste input ligt hier op de loer.

Te veel vrijheden

Want in de raam- en nadere overeenkomsten staat vaak beschreven hoe de aanbestedende dienst het proces van totstandkoming van de gevraagde producten verwacht te doorlopen. De verwachting kan echter uitéénlopen bij verschillende onderdelen van grote organisaties. In de raamovereenkomst is het proces op hoog niveau en in algemene termen beschreven om ervoor te zorgen dat projecten niet te veel beperkingen of verplichtingen opgelegd krijgen. In de nadere overeenkomsten worden met meer specifieke termen en op gedetailleerder niveau de producten geduid, is de achterliggende gedachte.

Zeker bij projecten die voor het eerst met een nadere overeenkomst te maken krijgen, ontstaat het risico op grote diversiteit. Deze projecten leven vaak in de veronderstelling dat in de raamovereenkomst alles geborgd is en de raamcontractanten goed weten wat er van hen verwacht wordt. De verschillen zijn echter groot als er gekeken wordt naar dezelfde producten bij de diverse projecten.

Bij projecten die aan de tweede (her)aanbesteding beginnen, wordt daarentegen vaak een zeer gedetailleerd beeld van de producten tijdens de tenderfase meegegeven of in ieder geval opgelegd bij het opleveren van de eerste producten. Ook al wijken ze af van de (eisen in de) raamovereenkomst. Het is aan de aanbieder om hier scherp op te zijn en de wijzigingen te onderkennen en overeen te komen. Dat dit direct bij de start van een project tot spanningen kan leiden, is niet verwonderlijk. Een bijkomend fenomeen is het “job hoppen” van zittende adviseurs indien de productuitvraag door een andere aanbieder winnend ingeschreven wordt.

Er was eens…. dé productuitvraag. Het klinkt als een sprookje, maar mist de magie of een paar goede feeën om een happy end te kennen? De toekomst zal het uitwijzen, maar net als bij de recente marktontwikkelingen bij UAV GC projecten dienen aanbestedende diensten en aanbieders kritisch naar zichzelf te blijven kijken en tijdig bij te sturen om te voorkomen dat productuitvragen gemeden worden als de Boze Heks uit het Westen.

Geschreven door: Ivo Joore, senior consultant Contractmanagement

Wil je meer lezen over contractmanagement? Bekijk ons overzicht

Gepubliceerd in de Cobouw in oktober 2019: Bekijk hier

licht

Filter per blog categorie

Alle blogs
Projectmanagement
Integrale projectbeheersing
Omgevingsmanagement

Centrale overheid
Contractmanagement
Assetmanagement
Gebiedsontwikkeling

Tendersupport
Energietransitie
Subsidies
Aannemerij

Energie
Decentrale overheid
Waterschappen
Private sector

Mock-up 10 geboden

VERBETER UAV-GC CONTRACTEN MET ONZE 10 GEBODEN

Een goede samenwerking leidt tot een beter eindresultaat

Begin met typen en druk op enter om te zoeken