Blog

Paraplu

Het zou een simpel project kunnen zijn… Een congres bezoeken in Utrecht. Immers, er is een projectdoel, een planning en er zijn middelen: een uitnodiging, mijn auto, reistijd, een adres en een routebeschrijving.

Toch gaan de zaken niet altijd zoals ik voorzie. Met alle ellende van dien: drijfnat, te laat en chagrijnig op de plaats van bestemming. Het begon goed: mijn navigatiesysteem leidde mij keurig, zonder files, naar de binnenstad van  Utrecht. Ik kon bij toeval zelfs parkeren langs de Oudegracht. Lekker dichtbij. Dacht ik… 

Dacht ik, want het huisnummer waar ik moest zijn bleek onvindbaar. Ik ben die hele Oudegracht twee keer op en neer gelopen en heb – vrij atypisch – zelfs naar kantoor gebeld om de weg te vragen. Uiteindelijk kwam ik erachter dat de Oudegracht onderbroken werd door de Lijnmarkt en de Vismarkt alvorens weer Oudegracht te gaan heten.

Wat ging er mis? In mijn beroepsdeformatorische gedachtegang liep ik, in de stromende regen, het navigatieproces na: doelstellingen klopten, plan van aanpak was er, de probabilistische planning sloot op 15 minuten voor aanvangstijd van de bijeenkomst, de uitvoeringsfase verliep voorspoedig. Tot aan de Oudegracht. Want toen doemde onverwacht een issue op in het afsluitende deel: het vinden van het juiste adres. Had ik deze “onvoorziene” vertraging kunnen voorkomen?

Zeker. Als risicomanager had ik mijn eigen wetten moeten volgen: begin zo vroeg mogelijk in het project met risicomanagement en tref preventieve beheersmaatregelen op mogelijke ongewenste resultaten die je nu al kan voorzien. Hoe vaak zie je het niet gebeuren: risicobeheersing bij de waan van de dag. Dat is bottom-up risico's benoemen zonder het overkoepelend proces te beschouwen. Het moet verder gaan dan in de planfase rekening houden met wat files en onverhoopte parkeerproblemen… Ik had de routebeschrijving eerst moeten checken in plaats van blind te varen op de navigatiesystemen.

Daarnaast, doorredenerend, had ik mijn doelstellingen aan cruciale ongewenste resultaten moeten koppelen en de processen moeten analyseren die bij falen leiden tot het optreden van dat ongewenste resultaat. Beheers die processen en je navigeert, risico-gestuurd, maar bovenal risicobewust door het project! Hoe had dat eruit gezien?

– Doelstelling: Op tijd en met een droog pak bij het congres arriveren- Ongewenste resultaat: Verkleumd te laat komen- Falend proces: Navigatie van deur-tot-deur- Issues: Autopech, files, routebeschrijving, parkeerplaats niet kunnen vinden en weersomstandigheden

Had ik dit proces gevolgd, dan had ik er op zijn minst aan gedacht om een paraplu mee te nemen… 

Harry Steenwijk, business consultant Risicomanagement bij Balance – Advies, Projecten, Interim

Eerder gepubliceerd in Cobouw

Begin met typen en druk op enter om te zoeken