Spreken wij wel dezelfde taal?

Blog

Spreken wij wel dezelfde taal?

Het blijkt ook vandaag de dag nog een moeilijk punt in de basis voor een goede samenwerking tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever; elkaar begrijpen! Dit begint met goed verwachtingenmanagement over en weer. Vaak zijn verwachtingen tussen beide partijen niet of te laat gedeeld, waarbij ze mogelijk ook niet op de juiste manier en op alle niveaus zijn gecommuniceerd. Dit struikelpunt vormde voor Dennis de Raat – trainer / docent, senior contractmanager en vakgroephoofd Contractmanagement bij Balance –  de aanleiding om een training ‘Leren samenwerken binnen GC-contracten’ te maken, waarbinnen verwachtingenmanagement de rode draad vormt.

“Zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever zijn zoekende in de markt. Zowel naar onderling begrip als het beheersen en delen van verwachtingen.”, aldus Dennis de Raat. Om dit te bereiken, wilde Dennis een training opzetten met daarin de volgende onderdelen:

– Gelijk hebben ≠ gelijk krijgen;
– Verhogen van de GC-vaardigheid om te voorkomen dat er vermenging ontstaat tussen wensen en eisen zonder dit door te hebben en welke impact dit heeft voor beide partijen;
– Opdrachtgever en Opdrachtnemer die elkaar uitdagen tot verbetering. Het leren kennen van elkaars drijfveren door het zo vroeg mogelijk delen van elkaars verwachtingen en hier afspraken over maken. Daarbij ook monitoren op nakoming door regelmatige evaluatie tussen partijen;
– Passend gedrag vertonen dat ook natuurlijk is. Verdieping in de opzet en werking van een opdrachtgeversorganisatie verhoogt het anticiperend vermogen van Opdrachtnemer en creëert voorspelbaar gedrag richting Opdrachtgever wat verrassingen helpt voorkomen.
– Bovenstaande leerpunten vragen om openheid, transparantie, voorspelbaar gedrag en het kwetsbaar durven opstellen richting elkaar. Alleen dan maak je samen van het project een succes.

Hoe zetten we dan zo’n maatwerktraining op?

“Termen als samenwerking, ontzorgen, kwaliteit, verificatie & validatie, rechtmatigheid, claim en (dis)proportionaliteit lijken voor zich te spreken”, vertelt Dennis. “Maar in de praktijk denken Opdrachtgever en Opdrachtnemer hier vaak totaal anders over, zonder dat ze het van elkaar weten. Met alle gevolgen van dien.”

Dennis legt uit hoe hij en zijn collega’s een maatwerktraining opzetten: “We werken in de training met praktijkvoorbeelden van de deelnemers om zo op een herkenbare wijze de samenwerking tussen ON en OG aan te halen.” Een van de praktijkvoorbeelden was een project gebaseerd op de UAV-GC, ingericht volgens het Best Value-principe, met een gering volwassen Opdrachtgever die onder sterke druk staat van invloed van buitenaf. Ook aan opdrachtnemerszijde zat een jong team, ofwel het project is voor beide een avontuur. Het niveau waarop partijen met elkaar praten is veelal gericht op inhoud. Dit leidde vaak tot discussie over gelijk hebben versus gelijk krijgen wat veelal leidt tot conflicten en niet tot denken in oplossingen of oplossingsrichtingen. Natuurlijke neiging is om dit soort gevallen direct te escaleren. “Samen met de deelnemers hebben we getraind hoe zij de formele ‘geïntegreerde contractvorm houding’ kunnen wijzigen naar praktijkgericht handelen. Het is belangrijk dat je elkaar vindt in dit soort situaties en hoe je de geschillen kan beslechten zonder direct te hoeven escaleren.”, aldus Dennis.

Balance heeft al meerdere klanten geholpen om met elkaar de voorwaarden voor goede samenwerking expliciet te krijgen en hoe dit zo vroeg mogelijk te delen met elkaar. “Hierbij krijgen de deelnemers bij de klant tegelijk het GC-gedachtegoed mee.”, aldus Dennis. “Ook de daarbij behorende rechten en plichten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, het verwachtingsmanagement wat daarbij hoort, hoe Opdrachtgevers zijn georganiseerd en (on)gewenst gedrag in de samenwerking werden behandeld.” In de afsluitende eindoefening leren de deelnemers dat samenwerking om meer draait dan alleen inhoud. Daarbij vindt veel communicatie plaats ‘onder de tafel’ waar je oog voor moet hebben en houden en wat veelal nog meer bepalend is dan de feitelijke inhoud.

Herkent u deze communicatie ‘blokkade’ binnen uw organisatie en wilt u ook dezelfde taal met uw samenwerkingspartner spreken? Neem dan contact op met onze Balance collega Dennis de Raat om de mogelijkheden voor een maatwerktraining te bespreken en/of coaching on the job.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken