De verrassing

Blog

De verrassing

Bij veel aanbestedingen zie ik de worsteling van opdrachtgevers die EMVI-criteria opstellen. De projectteamleden die hierover gaan, ‘denken’, ‘geloven’ of ‘nemen aan’ dat aannemers begrijpen wat er van hen verwacht wordt en er wel iets mee kunnen. De opdrachtgever weet vaak zelf het beste wat hij wil! ‘Ja, maar we willen wel verrast worden’, zegt de opdrachtgever aanvullend. Deze paradox kom ik vaak tegen. Als een opdrachtgever precies weet wat hij wil, waarom vragen om een verrassing? Op die manier hoeven we ook niet in spanning te zitten of inschrijvers de wens wel of niet in de aanbieding opnemen. 

Een paradox
Denk bijvoorbeeld aan het vernieuwen van asfaltlagen op lokale wegen. Weekendafsluitingen van één of twee rijstroken zijn hierbij noodzakelijk. De opdrachtgever bepaalt dan het minimum afsluitingen voor het project en neemt deze op als eis.

De paradox tussen verrassing en verwachting wordt pas goed zichtbaar als de inschrijvingen beoordeeld moeten worden. Om aan de eisen van een sluisdeur te voldoen, bood een aannemer zeer verrassend een kunststof versie aan. Aantoonbaar lichter, sterker en minder onderhoud. Het projectteam was inderdaad verrast, maar vond de oplossing niet realistisch en oordeelde met een slecht cijfer. De kunststof sluisdeur bleek echter wel de goedkoopste en de laagste EMVI-score te hebben behaald. De opdrachtgever kon met argumenten de oplossing niet afserveren en kwam met de schrik vrij toen bleek dat de inschrijver een fout had gemaakt waardoor de inschrijving ongeldig werd verklaard. De opdrachtgever eist voortaan dat een kunststof oplossing niet mag. Deze verrassing willen ze niet meer. 

Verrassend succes
Een verrassing die wel goed uitpakte vond plaats bij het waarborgen van de betrouwbaarheid van een sluizencomplex. In plaats van een traditionele opzet waarbij de opdrachtgever een dubbele set deuren verwachtte, verraste de inschrijver met slechts één set sluisdeuren maar een dubbele set aandrijfsystemen om het weigeren van een deursluiting op te vangen. De inschrijver berekende de opdrachtgever voor dat het falen van de aandrijfsystemen cruciaal was voor de betrouwbaarheid van het betreffende sluissysteem en won zo de aanbesteding.

Ook al denk je het als opdrachtgever vaak nog zo goed te weten, maak duidelijk wat je eisen zijn en laat je verrassen door de expertise en het vernuft van de inschrijver.

Door: Elco Nap, business consultant Inkoop- en Contractmanagement

Eerder gepubliceerd op http://www.aanbestedingscafe.nl

Begin met typen en druk op enter om te zoeken