De juiste mensen aan de aanbestedingstafel

Blog

De juiste mensen aan de aanbestedingstafel

Behoorlijk wat aannemende partijen heb ik al geholpen met het schrijven van hun aanbestedingsdocumenten. En nog steeds leer ik. De meeste valkuilen herken ik inmiddels voor ik erin trap. Maar eentje blijft moeilijk te tackelen.

Je bent bezig met de derde versie van een EMVI-aanbestedingsstuk en je hebt ook drie uitgebreide besprekingen gehad met je opdrachtgever. Alles lijkt te kloppen: de samenwerking met de opdrachtgever is uitstekend, je collega’s zijn bedreven in het reviewen en deadlines worden gerespecteerd. Los van de puur technisch-inhoudelijke finesses begrijp je prima wat het project behelst. We zitten dit keer zelfs ruim voldoende in de tijd. Uit de reviews volgen de nodige verbeterpunten. En toch. Het plan dijt wel uit, maar wordt niet beter. Het gevoel dat we wezenlijke vorderingen maken, ontbreekt.

Gevalletje “writer’s block”? Te weinig druk op de ketel? Of onduidelijke aanbestedingsstukken? Ik ga de checklist nog eens af en besef dan dat een belangrijke randvoorwaarde ontbreekt. Om een goed plan te kunnen schrijven, moeten de juiste mensen aan tafel zitten. Niet alleen de mensen van de tender-afdeling maar ook de experts, degenen die “in het veld” aan het werk zijn. En precies die mensen hebben het vaak zo verschrikkelijk druk dat ze geen tijd vinden om aan te schuiven bij een aanbestedingstraject. Terwijl ze toch echt onmisbaar zijn om juist díe inhoud aan te reiken waar de potentiële opdrachtgever op zit te wachten.

We hebben onze opdrachtgever deelgenoot gemaakt van onze bedenkingen en belegden sessie nummer vier. Wat daarbij nodig was, was een frisse start. Niet proberen om de met moeite verkregen inhoud nóg een keer aan te passen, maar gewoon met de juiste mensen aan tafel weer bij het begin beginnen. En wat blijkt? In no time kregen we grip op de materie en kwam er een prachtig plan op papier. Dankzij onze opdrachtgever die bereid was de juiste mensen voor deze sessie vrij te maken en ook beschikbaar te stellen voor het vervolgtraject.

Door: Simone Hof, Consultant Tender Support bij Balance – Advies, Projecten, Interim

Begin met typen en druk op enter om te zoeken