Sleutelfunctionaris doet het interview er niet even bij

Inschrijven op een aanbesteding wordt steeds complexer. De contracten omvatten meer werkzaamheden en zijn meerjarig. Goede sleutelfunctionarissen zijn daarom erg belangrijk. Dit betekent nieuwe zorgen voor een inschrijver: interviews, dialoogrondes, verificatiegesprekken. Hoe bereidt een sleutelfunc­tionaris zich hierop voor?

Het is een normaal onderdeel geworden van de beoordeling: het interview van een sleutelfunctionaris. Hij wordt zorgvuldig uitgezocht. Hij moet de juiste ervaring, kennis en kunde hebben. In de praktijk valt dat erg tegen. Hoe goed het plan ook is beschreven, zeer ervaren projectleiders, contractmanagers en omgevingsmanagers komen gedesillusioneerd uit het interview met een onvoldoende of een 6, waardoor de opdracht is verloren. Om maar niet te spreken van de deuk in hun ego door de lage score of de verwijten uit de eigen organisatie.

Valkuilen

Een interview is gewoon lastig, maar een aantal valkuilen is wel te voorkomen:

  • ‘Dat doen we er even bij’. De sleutelfunctionaris is niet voorbereid op het gesprek en kent de inhoud van de uitvraag en de eigen inschrijving onvoldoende. Dit is binnen enkele minuten duidelijk in het interview en daarmee valt de sleutelfunctionaris door de mand.
  • Stress. Zeker een best value procurement-interview heeft een erg formeel karakter. Men is dat vaak niet gewend en voelt zich geïntimideerd. Het gevolg: de sleutelfunctionaris schiet in de stress en de kennis en kunde blijven onderbelicht. Daardoor scoort hij/zij een onvoldoende.
  • Slecht communiceren. Ik zie veel technisch zeer kundige mensen die hun verhaal niet in eenvoudige termen kunnen vertellen. De aanbesteder begrijpt hem niet en het vertrouwen verdwijnt.
  • Oud denken. Het is bijna niet te geloven, maar zelfs in deze tijd tref ik aannemers die het contract met minimale inspanning willen binnenslepen en met meerwerk de winst willen opvijzelen. Zij denken niet in oplossingen voor de opdrachtgever en dat komt in het interview genadeloos aan het licht. Weer een sleutelfunctionaris afgeserveerd.
  • Geen team. Sommige interviews zijn in teamsetting. Niet alleen de kennis en kunde voor het project worden getoetst. Opdrachtgevers zijn erg gevoelig voor de sfeer en samenwerking in het team. Is men tijdens het interview op elkaar ingespeeld? Versterkt men elkaar? Hier zie je vaak de oude aannemerscultuur boven komen: elkaar de loef afsteken, negativiteit en weinig onderling respect. Daarmee redt een team het niet.

Wat werkt wel?

Er zijn geen trucjes om deze valkuilen te voorkomen. In het interview komt dat binnen een paar minuten aan het licht en vervalt de sleutelfunctionaris in zijn oude gedrag. Natuurlijk moet een sleutelfunctionaris de inschrijving kunnen dromen, maar dat is niet genoeg.

Mijn ervaring leert dat het begint bij de mens achter de functionaris. Je kunt hem coachen en begeleiden zodat hij vanuit zijn rol gaat denken in het project. Via een kort en intensief traject worden ze zich bewust van hun rol, houding en gedrag. Ze doorgronden de doelstellingen van de aanbesteder en kunnen de meerwaarde van de organisatie in heldere taal verwoorden - vanuit hun eigen kracht.

Met een programmatische aanpak bereik je dus een grote verandering in de prestatie en presentatie. Het beste compliment dat een sleutelfunctionaris me gaf: “Dit heeft me voor het leven veranderd”.

Door Marc Beets, Trainer en coach Tendersupport bij Balance - Advies, Projecten, Interim

Eerder gepubliceerd in Cobouw




Commentaren zijn gesloten.
Prima artikel. Het geld natuurlijk niet alleen voor aannemers. Ook ondernemers van andere productgroepen kunnen te maken krijgen met een inschrijving waarbij een interview (bijvoorbeeld via de Best value inkoopmethodiek) onderdeel uitmaakt van de gunning. Een goede voorbereiding is zeer noodzakelijk om de aanbestedende dienst ervan te overtuigen dat jij de aanbieder bent die het best presteert en het werk met minimale controle en inspectie voor hem uitvoert. Laat zien dat jij met summiere richtinggevende specificaties de prestatie na gunning kan neerzetten. Alleen dan bij jij de echte expert. Oefening baart zeker kunst dus coaching en begeleiding voorafgaande aan je interview raad ik zeker aan.

Naar alle blogs

DEEL DEZE PAGINA