Terugblik: een jaar TASK-Balance4SAA

In gesprek met programmadirecteur en grondlegger van het dienend opdrachtgeverschap, Hans Ruijter van Rijkswaterstaat. In mei 2017 is de combinatie TASK-Balance4SAA gestart met het productcontract Verkeersmanagement en Ondersteuning Omgevingsmanagement (VOO) bij Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA) van Rijkswaterstaat. TASK en Balance werken, samen met onderaannemers ManEngenius en Voort, hard aan deze opdracht binnen het complexe en omvangrijke programma SAA. Een goed moment om het eerste jaar van de samenwerking eens te evalueren. We gingen langs bij Hans Ruijter, meer dan dertig jaar ervaring bij Rijkswaterstaat, grondlegger van het begrip Dienend Opdrachtgeverschap, maar vooral Programmadirecteur SAA bij Rijkswaterstaat. We stelden hem de vraag: Hoe gaat het nu met het productcontract Verkeersmanagement en Ondersteuning Omgevingsmanagement (VOO) bij SAA?

“Hartstikke goed, dat kan ik nu wel met zekerheid stellen”, antwoordt Hans ferm op mijn vraag hoe hij de samenwerking het eerste jaar ervaart. Hij legt aan mij uit dat het in de beginfase wel even wennen was voor iedereen, voor hen als opdrachtgever, voor ons als bedrijven en voor de medewerkers van SAA in het bijzonder: “Dezelfde medewerkers die hier eerst met een inhuurcontract zaten, zitten hier nu via TASK-Balance onder een andere contractvorm. Dat roept allerlei vragen op waar je van tevoren misschien niet bij stil had gestaan. Een deel van de medewerkers had het gevoel ‘voor mij verandert er helemaal niks, ik werkte bij SAA en ik blijf werken bij SAA’, maar er waren ook medewerkers die hadden het gevoel ‘het is nu een andere contractvorm, dus alles is anders’. Het was voor iedereen gewoon een beetje zoeken en dat is de eerste periode ook helemaal niet raar”. Hans vervolgt dat er behoefte was aan één centraal aanspreekpunt. “Op een gegeven moment hebben we Josselien Leenhouts aangesteld als projectmanager van het contract, dat heeft veel rust en duidelijkheid gecreëerd voor iedereen. Die behoefte was sterk aanwezig, zowel voor ons als voor jullie. De communicatie verloopt nu een stuk makkelijker.” Josselien is voor TASK-Balance de eindverantwoordelijke voor de inhoud van het werk. Daarnaast is Wiebe Gielen aangesteld als contractmanager, hij zorgt ervoor dat de zakelijke kant ook goed geregeld is.

Inhuur vs productcontract?

Als ik Hans vraag naar de verschillen tussen een inhuur- en een productcontract legt hij uit dat dat voor beide partijen anders is: “Laat ik even beginnen bij ons als opdrachtgever. We kunnen binnen het productcontract niet meer zo makkelijk sturen op de persoon. Wanneer wij Jantje of Pietje voor meer uren op het project willen hebben, is dat niet meer mogelijk. Tegelijkertijd biedt het productcontract veel meer mogelijkheden om op kwaliteit te sturen. Dat vraagt een andere mindset bij ons. Aan jullie kant, die van opdrachtnemer, zijn ook grote verschillen. Een inhuurcontract dat je afsluit voor een langere periode op basis van een vast aantal uren biedt natuurlijk duidelijkheid en helderheid. Je weet precies wat je er aan gaat verdienen. Bij een productcontract is dat toch anders. Het verdienmodel dat je voor ogen hebt moet worden waargemaakt, maar dat mag niet ten koste gaan van de kwaliteit. Want uiteindelijk heeft de klant een product met een bepaalde kwaliteit ingekocht. Op die manier wordt de opdrachtnemer gestimuleerd om innovatief te zijn. Slimmer werken draagt immers bij aan het verdienmodel.”

“Als je er in slaagt om het contract op een goede manier aan te pakken, dan is het een winstmodel zowel voor opdrachtgever als voor opdrachtnemer”

Hans legt mij uit dat de insteek van het contract dat TASK-Balance heeft bij SAA anders is dan een normaal productcontract: “Het is een doelstellingencontract. Wij hebben onze uitvraag op een bepaald abstractie niveau gedefinieerd. Het product dat wordt geleverd zijn geen documenten of een x-aantal overleggen per maand, ik noem maar wat, zoals dat bij een normaal productcontract wel eens wordt uitgevraagd. TASK en Balance zijn in dit contract verantwoordelijk voor het leveren van doelstellingen, zoals een tevreden omgeving, een vlotte en veilige doorstroming van het verkeer en een goede relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Dat zijn de kernpunten waar het ons om gaat.”

Hans vervolgt zijn verhaal over het productcontract en vertelt dat dit op doelstellingenniveau verschillende voordelen heeft voor beide partijen: “Ten eerste bespaar je jezelf en de opdrachtnemer een heleboel administratieve lasten. Als je heel concreet je producten uitvraagt, dan kost het veel werk om te meten of er aan voldaan wordt, dat is natuurlijk zonde van de energie, voor allebei. Het lijkt me voor alle partijen ook leuker om te werken aan een productdoelstellingencontract dan aan een normaal ‘hoeveelheden’ productcontract.  Maar belangrijker dan dat, met een contractvorm op doelstellingenniveau kunnen wij veel beter sturen op kwaliteit. Het biedt ons mogelijkheden om gedurende de rit te blijven bijsturen. Je hebt natuurlijk te maken met een groot, omvangrijk project, een dynamisch project. Door externe omstandigheden kan er van alles gebeuren waardoor het toch net even iets anders loopt dan vooraf gedacht. Daar moet je op kunnen anticiperen en daar leent dit contract zich veel beter voor. Als we een contract met jullie hadden afgesloten dat zo rigide was geweest dat je er niet op had kunnen anticiperen, dan hadden we het niet goed gedaan. Zo hebben we bijvoorbeeld laatst op een van de deelprojecten een versnelling van de werkzaamheden doorgevoerd. Door de toename van het verkeer op de A6, meer dan oorspronkelijk gedacht, kregen we te maken met toenemende filevorming. Daarom was een versnelling van de werkzaamheden nodig. En dan moeten de mensen die bij VOO zitten een tandje bij kunnen schakelen om die versnelling mogelijk te maken. Het contract mag niet de belemmerende factor zijn. Als je er in slaagt om het contract op een goede manier aan te pakken, dan is het een winstmodel voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Daar is wel een intensieve samenwerking voor nodig.”

Dienend opdrachtgeverschap

Als je Hans Ruijter interviewt is het natuurlijk zonde om hem geen vraag te stellen over het dienend opdrachtgeverschap. Hij is immers de grondlegger van dit begrip binnen Rijkswaterstaat. Ik vroeg hem hoe het dienend opdrachtgeverschap tot uiting komt in de samenwerking met TASK en Balance. Hans begint met een definitie van de term: “Het betekent dat je je moet kunnen verplaatsen in de positie van de andere partij en dat je moet meedenken vanuit het idee dat je voor beide partijen een beter resultaat kan bereiken.” Hans legt uit dat dit gedachtegoed zéker tot uiting komt in deze samenwerking: “Een contract op doelstellingenniveau formuleren… dat gaat niet vanzelf goed. Daarvoor moet je met elkaar aan tafel blijven zitten en nadrukkelijk de samenwerking opzoeken. Een productcontract betekent niet dat je een product definieert net zoals bij de aankoop van bijvoorbeeld een auto en dat je vervolgens de auto geleverd krijgt en klaar. Zoals ik net al zei, je moet continu sturen en bijsturen als het gaat om kwaliteit. ‘Zijn we nog met de juiste dingen bezig? Krijgen wij als opdrachtgever nog steeds wat we willen hebben?’ En als opdrachtnemer moet je blijven bijsturen op het verdienmodel dat je hebt bedacht. Ten tijde van de aanbesteding wordt er een bepaald winstpercentage bedacht. Dat willen jullie graag halen en dat zou een streven moeten zijn. Dat betekent ook dat jullie tijdens de rit moeten blijven bijsturen, daar heb je elkaar wel bij nodig. Als je dat geheel afzonderlijk van elkaar doet, dan loop je het risico dat je geen van beiden je doelstelling zal gaan halen. Dus je moet nadrukkelijk op zoek naar hoe je er nou samen voor kan zorgen dat er aan beide doelstellingen gewerkt wordt. Dat is de kern achter dienend opdrachtgeverschap en dat is wat we proberen te doen binnen dit contract.”

Aanbevelingen voor andere partijen

Aangezien Hans binnen verschillende vakgebieden met productcontracten te maken heeft binnen SAA, ben ik benieuwd wat hij andere partijen zou adviseren wanneer zij een productcontract in de markt willen zetten. “Waar het uiteindelijk om gaat, je contract moet aansluiten bij de behoefte die je hebt”, vertelt Hans, “mijn belangrijkste tip voor anderen is om contractvormen niet klakkeloos te kopiëren.”  

“Het contract is een hulpmiddel en geen doel op zich”

Hans licht toe dat je niet altijd dezelfde contractvorm moet kiezen voor andere situaties: “Bij ons heb je te maken met een groot, dynamisch project met veel externe factoren. Zoals gezegd, moet je dan kunnen anticiperen en daar is een doelstellingen contract zeer geschikt voor. Maar ik kan me ook situaties voorstellen waarbij het project niet zo omvangrijk is of waarbij het project een grotere mate van voorspelbaarheid heeft. Dan kun je het contract en de doelstellingen natuurlijk ook veel specifieker maken. Dan weet je makkelijker waar je aan toe bent en kost het je veel minder energie. Dat neemt niet weg dat ik misschien wel negen van de tien keer op deze contractvorm uit zou komen. Dat moge ook duidelijk zijn, anders was ik er niet zo enthousiast over geweest. De crux zit erin dat je wel moet blijven nadenken, al is het alleen over de formulering van je doelstellingen. Het contract is een hulpmiddel en geen doel op zich.” 

Meer weten over omgevingsmanagement, het productcontract of de samenwerking? Neem dan contact op met projectconsultant Marco Ubeda


Interview afgenomen door: Daan Bardie, PR en communicatieadviseur bij TASK

DEEL DEZE PAGINA