Succesvol samenwerken met UAV-gc: Hoe doe je dat?

Artikel

Succesvol samenwerken met UAV-gc: Hoe doe je dat?

Dit artikel is het laatste in een serie van vier, waarbij de worsteling van opdrachtgevers met geïntegreerde contracten wordt geanalyseerd door Balance consultants Dennis de Raat en Jeroen Mathyssen. Zij kijken met een kritische blik naar de rol van opdrachtgevers en geven tips om een positieve verandering in te zetten. In dit laatste artikel wordt de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer onder de loep genomen.

Onlangs gaf een advocaat aan ons aan dat de UAV-gc 2005 in zijn ogen geen samenwerkingsmodel is maar een conflictmodel waarbij de belangen doorgaans tegengesteld staan. Daar valt nog over te twisten, maar het geeft wel aan dat de samenwerking tussen beide partijen juist veel aandacht behoeft en zeker niet vanzelf gaat. Wij durven te stellen: een goed contract is een mooie basis, maar een goede samenwerking heeft een vele malen grotere invloed op een projectsucces. En ja, wellicht opvallend dat deze stelling afkomstig is van twee contractmanagers.

Gebrek aan vertrouwen is killing

Een kernwoord dat bijna altijd valt als het gaat over samenwerken, is ‘vertrouwen’. In onze praktijk zien wij nog veel situaties waarbij er geen sprake is van vertrouwen tussen beide partijen. Zeker aan de zijde van de opdrachtgever wordt vaak nog wantrouwend gekeken naar aannemers. Door het wantrouwen deelt de opdrachtgever niet zijn zorgen of verwachtingen met de opdrachtnemer. Terwijl van diezelfde opdrachtnemer wel wordt verwacht dat deze de opdrachtgever volledig ‘ontzorgt’. De opdrachtnemer maakt vervolgens niet waar wat de opdrachtgever had verwacht en de opdrachtgever voelt zich daardoor weer gesterkt in zijn wantrouwen, ofwel een self fulfilling prophecy uit het boekje.

Lees het verhaal verder onder de afbeelding

Header Succesvol samenwerken met UAV-g

Beste opdrachtgevers, de relatie met de opdrachtnemer is er een die je gedurende het gehele project moet onderhouden. En daar heeft u zelf een heel grote rol in. Op het Nationaal Congres Aanbesteden en Contracteren 2019 van het CROW viel op dat openheid en transparantie lang niet altijd wordt gegeven en expliciteren van verwachtingen nog weinig plaatsvindt. Als het al gebeurt, is het vaak na gunning en soms pas op het moment dat de relatie danig onderkoeld is geraakt.

Spreek je uit over hoe je wil samenwerken

Wat ons betreft zijn er twee zaken die in ieder geval moeten gebeuren: Samenwerken dient structureel aandacht te krijgen in het contract én samenwerking dient aandacht te krijgen gedurende alle projectfasen. Het gemiddelde contract staat vol met eisen, maar er zijn maar weinig contracten waarin expliciet is opgeschreven wat een opdrachtgever op samenwerkingsgebied verwacht van een opdrachtnemer. Samenwerken kun je niet afdwingen in een contract. Wat dat betreft sluiten we ons aan bij Peter Kamminga (Cobouw, 24 april 2019) die aangaf dat ‘samenwerken hard werken is en niet dicht te spijkeren in een contract’. Maar je uitspreken over hetgeen je verwacht ten aanzien van samenwerken is het minste dat je kunt doen als opdrachtgever.

Koud contact

Samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer begint al gedurende het aanbestedingsproces. Het gemiddelde aanbestedingsproces bevordert echter geen samenwerking. Veelal vindt er enkel koud contact plaats via het spel van vraag en antwoord tussen aanbesteder en inschrijver, zit de gemiddelde doorlooptijd van een aanbesteding tegen het wettelijk minimum aan, maar verwacht aanbesteder wel kwalitatief goede inschrijvingen en dat inschrijvers alle aanbestedingsdocumenten volledig hebben doorgrond vóór gunning. Ook wordt in veel aanbestedingen geen openheid betracht rondom het delen van het projectrisicoprofiel anders dan na gunning, wat vreemd is als je als aanbesteder ontzorgd wilt worden. Een van de doelen is immers minimalisatie van het projectrisicoprofiel teneinde de projectdoelstellingen te halen. Tegelijkertijd wil geen van de partijen verrast worden na gunning.

Neem de tijd

Beste opdrachtgevers, waarom komt uw mooie marktvisies overeen waarin allerlei samenwerkingsafspraken zijn verwoord, maar past u die nog onvoldoende toe in uw projecten? Hoe komt het dat u als opdrachtgever niet de tijd neemt voor één of meerdere consultatierondes per aanbesteding waarbij inschrijvers 1 op 1 de mogelijkheid krijgen om uw uitvraag te doorgronden, risico’s bespreekbaar te maken en verwachtingen te delen? Zo kunt u nóg eerder bouwen aan een samenwerkingsrelatie en krijgt u, niet te vergeten, een kwalitatief betere aanbieding, die beter op uw eisen en wensen aansluit.

Hoe moet het dan wel?

Hier zijn een aantal tips of samenwerkingsprincipes:

  1. Deel de zorgen die je hebt met de ander zo vroeg mogelijk in de samenwerking en blijf dat continu doen. Dit klinkt wellicht soft, maar zo is het in de praktijk zeker niet;
  2. Samenwerken begint al tijdens de aanbesteding. Opdrachtgevers, sta open voor vragen en zorgen vanuit de markt. Opdrachtnemers, stel de vragen waar je wakker van ligt. Voor allebei: wees transparant en probeer niet ‘strategisch’ te handelen door alleen bezig te zijn met risico’s naar de ander te schuiven;
  3. Van wantrouwen naar vertrouwen en samenwerking. Opdrachtgevers, bekijk eens de Samenwerkingsladder uit de Marktvisie (elkaar kennen, begrijpen, waarderen). Een cruciale stap naar vertrouwen is: hechten aan inbreng van de ander. En bedenk eens hoe je dat zelf nou doet in de praktijk, beste opdrachtgever;
  4. Deel het projectrisicodossier bij start aanbesteding en actualiseer dit dossier per Nota van Inlichtingen. Laat de inschrijvers ook actief reageren op het risicodossier en past het aan indien dit nodig blijkt. Vraag jezelf daarbij eens af of je het risico, dat je bij de ander legt, zelf had kunnen/willen dragen;
  5. Borg contractueel de samenwerking, schrijf op hoe je wilt samenwerken en wijdt er een hoofdstuk aan in de vraagspecificatie en/of richt hier een BPKV-criterium op in;
  6. Steek na gunning tijd en energie in de samenwerking. Investeer hierin vanuit beide partijen en schroom niet om teamleden te wisselen als deze zich niet aan de met elkaar gemaakte samenwerkingsafspraken houden;
  7. Zorg voor het meetbaar kunnen maken van samenwerking door samenwerkingsafspraken opvolgbaar en navolgbaar te maken en beoordeelbaar op effectiviteit. Een goed en gratis instrument, dat hierin voorziet, is de perceptiemeter (https://perceptiemeter.nl). De tool genereert een rapport, wat als basis kan dienen voor een goed gesprek.

Wil je meer lezen over contractmanagement? Bekijk ons overzicht

Geschreven door:

Dennis de Raat

Dennis de Raat

Consultant Contract-management bij Balance

Jeroen Mathyssen

Jeroen Mathyssen

Consultant Contract-management bij Balance

Gepubliceerd in de Cobouw in juli 2019: Bekijk hier

licht

Filter per blog categorie

Alle blogs
Projectmanagement
Integrale projectbeheersing
Omgevingsmanagement

Centrale overheid
Contractmanagement
Assetmanagement
Gebiedsontwikkeling

Tendersupport
Energietransitie
Subsidies
Aannemerij

Energie
Decentrale overheid
Waterschappen
Private sector

Desktop icon

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste én belangrijkste Balance-nieuws.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken