Artikel

Een helder en logisch contract helpt zowel opdrachtgever als opdrachtnemer

Opdrachtgevers worstelen vaak met geïntegreerde contracten. Consultants Jeroen Mathyssen en Dennis de Raat geven diverse tips om een positieve verandering in te zetten. Dit artikel is het derde in een serie van vier. In het eerste artikel zijn de drie thema’s benoemd, in het eerste thema is ingegaan op het voorkomen van een papieren tijger. Nu wordt ingegaan op het tweede thema: Een helder en logisch contract helpt zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.

Aanbestedende diensten werken in het landschap van contracten zichtbaar en in toenemende mate met blauwdrukken / standaardcontracten. Veelgehoorde motivaties zijn het vergroten van de uniformiteit richting de markt, bevorderen van de uitwisselbaarheid tussen projectteams/-leden en het winnen van tijd aan de voorkant tot gunning. Verbeteren van de kwaliteit als reden wordt weinig genoemd, wat vreemd is getuige de vaak matige kwaliteit van een geïntegreerd contract. Dit uit zich niet enkel in disproportionele en niet beheersbare contracten, hetgeen we behandelden in ons vorige artikel. Dit uit zich ook in onlogische en niet helder opgezette contracten. Beseffen we ons wel voldoende als opdrachtgevers, dat we hiermee onze opdrachtnemers op een dwaalspoor brengen?

Standaardiseren en knippen & plakken

Het toepassen van blauwdrukken / standaardcontracten voor een eenduidig herkenbare opbouw is op zich te prijzen. Echter, er ontstaat ook een nadeel.  Veelal staan deze standaardcontracten al overvol met standaard eisen. In plaats van daarin te schrappen om het contract projectspecifiek te maken worden daaraan nog meer eisen en bijlagen zonder duidelijke status toegevoegd. Hoe dient de Opdrachtnemer te weten dat de ene bijlage tot op de letter gevolgd moet worden en de andere bijlage losjes geïnterpreteerd mag worden of slechts ten dele geldt? Of dat al niet erg genoeg is, blijft omwille van de tijdsdruk een goede consistentiecheck veelal ook achterwege en vindt de vergelijking met de projectdoelen en projectrisico’s impliciet plaats na opstellen van het contract of – erger nog – pas na vragen vanuit gegadigden tijdens de aanbesteding die zoekende zijn naar wat er van hen gevraagd wordt. Als de opdrachtgever in het contract überhaupt zijn projectdoelen heeft verwoord.

Waarom doen we onszelf dit aan?

Maar waarom beste opdrachtgevers, doen we onszelf en onze opdrachtnemers dit dan elke keer weer aan? De impact is enorm. Veel reparaties tijdens de aanbesteding en na gunning door middel van respectievelijk Nota’s van Inlichtingen en Wijzigingen, veel discussies na gunning over verificatie en validatie van eisen die niet bijdragen aan het halen van de projectdoelen, te weinig focus op expliciet risicomanagement door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. De gevolgen worden ook steeds meer zichtbaar. Er wordt in toenemende mate niet ingeschreven, zeer behoudend (weinig onderscheidend) ingeschreven of juist elk risico / elke onduidelijkheid wordt afgeprijsd in de Inschrijfsom. Dit allemaal door het (onbewust) gecreëerde dwaalspoor.

Een helder en logisch contract

Een oplossing voor deze situatie

Hier zijn een aantal tips die we u graag meegeven:

  • Tip 1: Durf af te wijken van je blauwdruk / standaardcontract
    Begin bij elk nieuw op te stellen contract met:

    1. Het definiëren van het projectdoel / de projectdoelen;
    2. Te achterhalen wat deze doelen kan bedreigen, zowel op proces- als op product-/objectniveau en zet deze om in SMART proces- en productrisico’s;
    3. Het in kaart brengen van de kritieke processen en objecten die bij deze risico’s horen;
    4. Te kijken wat in je blauwdruk / standaardcontract weg kan, wat niet risicovol is en dus niet kritiek;
  • Tip 2: Omarm de kunst van het loslaten
    Doe dit door jezelf als contractopsteller(s) constant de volgende vragen te stellen:

    1. Draagt deze eis, bijlage of document bij aan het minimaliseren v.d. risico’s of behalen van de projectdoelen?
    2. Wat gebeurt er als ik deze eis, deze bijlage, dit document weg laat? Ontstaat er dan een risico (zorg)?
  • Tip 3: Doe een consistentiecheck vóór start aanbesteding
    Ga er niet van uit dat het contract consistent is. Aan een contract werken vaak meerdere mensen naar eer en geweten, maar iemand moet ook bewaken dat deze puzzelstukjes allemaal op zijn plek vallen in één kloppende puzzel. Hiervoor gunnen we onszelf vaak de tijd niet, omdat de druk op de ketel staat om aan te besteden. De praktijk leert echter dat het meer tijd en geld kost om te repareren dan te voorkomen.

Opdrachtgevers … neem deze tips ter harte. Je zult betere contracten en daarmee betere aanbiedingen en een betere beheersing na gunning krijgen. Uw goede voorbereiding betekent echt het halve werk voor uw opdrachtnemer. Gun uzelf een opdrachtnemer die direct uw vraag herkent in een helder en logisch opgezet contract. U zult zien dat het bijdraagt aan een goede samenwerking. En laat ‘samenwerking’ nu net het volgende thema zijn in deze reeks van artikelen.

Contractmanagement een helder en logisch contract

Wist je dat?

In ons vorige artikel stelden wij de vraag welke drie documenten de UAV-GC 2005 verplicht stelt om in te dienen door een opdrachtnemer. Het antwoord is gevolmachtigde ON, vervanger gevolmachtigde ON en de zekerheidstelling (en zelfs deze laatste kun je als optioneel beschouwen). Een eervolle vermelding voor Jacqueline Klaassen die dit juist had aangegeven, gefeliciteerd!

Wil je meer lezen over contractmanagement? Bekijk ons overzicht

Geschreven door:

Dennis de Raat

Dennis de Raat

Consultant Contract-management bij Balance

Jeroen Mathyssen

Jeroen Mathyssen

Consultant Contract-management bij Balance

Gepubliceerd in de Cobouw in april 2019: Bekijk hier

licht

Filter per blog categorie

Alle blogs
Projectmanagement
Integrale projectbeheersing
Omgevingsmanagement

Centrale overheid
Contractmanagement
Assetmanagement
Gebiedsontwikkeling

Tendersupport
Energietransitie
Subsidies
Aannemerij

Energie
Decentrale overheid
Waterschappen
Private sector

Mock-up 10 geboden

VERBETER UAV-GC CONTRACTEN MET ONZE 10 GEBODEN

Een goede samenwerking leidt tot een beter eindresultaat

Begin met typen en druk op enter om te zoeken