Voorkom je conflicten door in een bouwteam samen te werken?

Auteur: Remon Bergkotte, Adviseur Contractmanagement
Datum: Mei 2022
Leestijd: 5 minuten

De afgelopen jaren is binnen de bouwwereld een nieuwe trend met de focus op samenwerken in een bouwteam (twee-fasen-aanpak) zichtbaar. Nadat de fase van aanbesteding is doorlopen, vangt de bouwteamfase (fase één) aan. Daarin werken opdrachtgever en opdrachtnemer binnen een bouwteamovereenkomst in één projectteam intensief samen aan de totstandkoming van een ontwerp. Ook legt het team de basis voor verdere samenwerking binnen het realisatiecontract. Het realisatiecontract gaat gepaard met een aanbieding van opdrachtnemer (inschrijfprijs), op basis van het gezamenlijk met de opdrachtgever bepaalde ontwerp. Wordt met deze aanpak, waarbij sprake is van een overgang in contractvorm, conflicten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in de realisatiefase (fase twee) voorkomen?

De spelregels in de realisatiefase

In de realisatiefase hebben opdrachtgever en opdrachtnemer te maken met de spelregels die horen bij de contractvorm van de UAV 2012 of de UAV-GC 2005. Bij afwijkingen die tijdens de uitvoering worden geconstateerd, kunnen de in de bouwteamfase overeengekomen inschrijfprijs en uitvoeringsfasering onder druk komen te staan. Voorbeelden van afwijkingen zijn: door opdrachtgever onjuiste aangeleverde areaalinformatie of een wijziging van klanteisen tijdens de uitvoering.

Wanneer dergelijke afwijkingen zich voordoen wordt de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer getest. Bij substantiële afwijkingen is de impact op de inschrijfprijs en de planning aanzienlijk. Dit vertaalt zich in een overschrijding van de aspecten geld en tijd, waarbij aan beide zijdes van de tafel verschillende afhandelingstrajecten gelden.

• Aan opdrachtgeverszijde is mogelijk extra budget benodigd. Wanneer de risicoreservering ontoereikend is, moet een politiek bestuurlijk afhandelingstraject worden doorlopen.
• Aan opdrachtnemerszijde moeten mogelijk nieuwe prijsafspraken met onderaannemers worden gemaakt. Er is dan sprake van een commercieel afhandelingstraject. Deze situatie hoeft niet direct tot een conflict te leiden, maar kan wel de basis vormen voor een toekomstig conflict. Zeker als de financiële belangen van opdrachtgever en opdrachtnemer met elkaar botsen en de planning in het geding komt.

De mate waarin en de wijze waarop het projectteam in de bouwteamfase (fase één) anticipeert op conflicten, en de wijze waarop in de realisatiefase (fase twee) wordt omgegaan met conflicten is bepalend voor het ontstaan en de afhandeling van een conflict.

• Zijn in de bouwteamfase de risico’s goed onderkend en belegd bij de partij die het risico het best kan beheersen?
• Wordt er vervolgens in de realisatiefase, vanaf het begin open kaart gespeeld als de situatie van een grote contractwijziging zich voordoet? Of houden opdrachtgever en opdrachtnemer de kaarten tegen de borst?
• Hebben de belangrijkste spelers in deze samenwerking de juiste competenties voor het op een goede manier omgaan met en afhandelen van conflicten? Of schieten ze in de meer traditionele rolverdelingen en gedragingen, die passen bij de contractvormen UAV 2012 en UAV GC-2005?

Houding en gedrag

De antwoorden op deze vragen worden bepaald door de houding en het gedrag van opdrachtgever en opdrachtnemer in de bouwteamfase, maar nog belangrijker; hun houding en gedrag tijdens de realisatiefase. De vraag of de bouwteamovereenkomst conflicten voorkomt, kan dus niet simpelweg worden bevestigd. De focus op houding en gedrag in een twee-fasen-aanpak dient dan namelijk het hele traject van het project te beslaan en niet beperkt te zijn tot de bouwteamfase. Bij langlopende projecten zijn er zoveel parameters in de realisatiefase die druk op de samenwerking kunnen geven, dat houding en gedrag van beide partijen ondergeschikt kunnen raken aan de betrokken belangen. Een ondermijnend conflict ligt hiermee op de loer.

Remon Bergkotte werkt binnen de expertise Project- en Contractmanagement op verschillende grote projecten.

Wil je meer weten? Neem contact op via remonbergkotte@balance.nl