In Contractmanagement

Vier tips voor een betere samenwerking in bouwteams

Auteur: Jeroen Mathyssen, Adviseur Contractmanagement
Datum: Maart 2022
Leestijd: 5 minuten

Opdrachtgevers en opdrachtnemers werken de afgelopen jaren steeds vaker samen in een bouwteam, met tweefasencontracten of andere ‘relationele contractvormen’. Bij deze vormen van samenwerking schuift de aannemer al in het ontwerpproces bij de opdrachtgever aan tafel. De keuze voor deze aanpak volgt vaak vanuit een wens om beter samen te werken en vechtprojecten te vermijden. De overtuiging dat een betere samenwerking ook leidt tot betere resultaten is steeds meer algemeen geaccepteerd.

Helaas leidt het kiezen voor deze vormen van samenwerking niet automatisch tot de gewenste resultaten. De samenwerking verloopt soms stroef, omdat de inbreng van de aannemer niet was wat de opdrachtgever ervan had verwacht. Er zijn kostenoverschrijdingen in de ontwerpfase of de verwachte besparingen in de uitvoeringsfase worden niet behaald. Wat gaat er mis in deze situaties? We zien dat de opdrachtgever soms alleen de contractvorm aanpast, maar zich niet realiseert dat het belangrijk is ook andere randvoorwaarden op te stellen. Deze zijn cruciaal voor het slagen van de samenwerking. Daarom vind je hieronder vier tips om te zorgen dat de samenwerking in een bouwteam slaagt.

pexels-photomix-company-224924-750x700

1. Definieer de inbreng van de opdrachtnemer

Bedenk als opdrachtgever vooraf waarom je in een bouwteam wilt samenwerken. Waarom wil je de aannemer eerder aan tafel? Wat is de toegevoegde waarde van de aannemer? Welke deskundigheid brengt de aannemer in die de opdrachtgever mist? Definieer de inbreng van de opdrachtnemer vooraf. Moet de aannemer zelf oplossingen aandragen? Toetst hij alleen de ontwerpoplossing van de opdrachtgever? Zijn er concrete risico’s waarop je input wilt van de aannemer om deze beter te kunnen beheersen? Wanneer de verwachte inbreng van de aannemer duidelijk is, zorg je voor een stevige basis voor de samenwerking. Wanneer uit deze analyse blijkt dat de rol van de aannemer beperkt is, heroverweeg of een bouwteam de juiste keuze is voor je project.

pexels-thisisengineering-3862384-1080x1200

2. Zoek naar gezamenlijke belangen

Bij een samenwerking in een bouwteam is het cruciaal dat opdrachtgever en opdrachtnemer altijd het gezamenlijk belang in het oog houden.

  • Formuleer samen doelstellingen en help elkaar deze doelstellingen te bereiken, ook als dit niet altijd in je eigen belang is.
  • Beheers de risico’s samen, in plaats van het aan de ander over te laten.
  • Werk samen in vertrouwen, stap over dingen heen om toch weer de samenwerking te zoeken en vermijd het betrekken van stellingen.

Zie elkaar als partners, als gelijken. Het is makkelijker gezegd dan gedaan, maar bij een bouwteamsamenwerking is dit wederzijds vertrouwen essentieel.

3. Geef de opdrachtnemer een redelijke vergoeding voor zijn inbreng

Als opdrachtgever haal je de aannemer met een reden naar voren in het proces. De opdrachtnemer kan zijn uitgebreide kennis over de uitvoering inbrengen om risico’s beter te kunnen beheersen of onzekerheden weg te nemen. De aannemer moet tijd en middelen vrijmaken om deze inbreng te leveren. Betaal hem hier dan ook voor.

Het komt geregeld voor dat aannemers geen vergoeding ontvangen voor hun inzet en inbreng tijdens de bouwteamfase. Als excuus voor het niet betalen van de aannemer geven opdrachtgevers aan dat de vergoeding voor de aannemers het uitvoeren van de opdracht betreft. Dit zorgt ervoor dat de aannemer zijn investering in de bouwteamfase moet zien terug te verdienen in de uitvoeringsfase. Dat is wat mij betreft een onredelijke en oneerlijke situatie. Als opdrachtgever wil je immers je voordeel kunnen doen in de bouwteamfase met de deskundigheid van de aannemer. Daar hoort een redelijke vergoeding tegenover te staan. Daarom betaal je de opdrachtnemer voor het leveren van zijn inbreng.

4. Denk tijdig na over de samenwerking in de uitvoeringsfase

Nadat de opdrachtgever en opdrachtnemer goed hebben samengewerkt in de bouwteamfase, gaan zij de uitvoeringsfase in. Vaak ontstaat er dan toch weer een ‘traditionele’ opdrachtgever-aannemerrelatie met al het gedoe van dien. Denk daarom op voorhand na over de samenwerking in deze fase. Richt vervolgens het uitvoeringscontract zo in dat de goede samenwerking overeind blijft tijdens de uitvoering. Zo voorkom je dat er na een succesvolle bouwteamfase toch nog een vechtcultuur ontstaat in de uitvoeringsfase.

Zorg dat de personen die tijdens de bouwteamfase aanwezig waren ook aanwezig zijn in de uitvoeringsfase, bijvoorbeeld in de vorm van een klankbord. Laat het bouwteam van de opdrachtgever en opdrachtnemer een gezamenlijk advies geven over kwesties of discussiepunten die optreden in de uitvoeringsfase. Zo borg je de belangen en zorg je voor continuïteit van de samenwerking.

ben-allan-biec4yk2mta-unsplash-400x500

Eens sparren? Neem contact op!

Neem deze vier tips mee als opdrachtgever bij het samenwerken in een bouwteam. Heb je nog vragen of wil je hier eens over sparren? Dan kun je altijd bellen op 06-24397763 of mailen op jeroenmathyssen@balance.nl.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

rol gemeente warmteprojectenPlannen