In Blog, Gebiedsontwikkeling, Integrale projectbeheersing

Jouw rol als planningsadviseur

Auteur: Ron van Britsem, Adviseur Integrale Projectbeheersing
Datum: Juni 2022
Leestijd: 8 minuten

Hoe plan je in een fase waarin niet-concrete producten zoals participatie, goedkeuring en (deel)ontwerpen leidend zijn voor de planning? In dit artikel wordt hier uitgebreid antwoord op gegeven.

De planningsadviseur

Als planningsadviseur ben ik sinds september 2021 verbonden aan het Project Management Bureau (PMB) voor de gemeente Amsterdam. Het PMB houdt zich bezig met gebiedsontwikkeling en dit betekent dat er vanuit een door het stadsbestuur (De Raad) vastgestelde visie voor de stad, het stadsdeel of bijvoorbeeld een wijk moet worden vormgegeven middels een project. Voordat de eerste ontwerpen (schetsen) kunnen worden gemaakt is het ophalen van informatie uit de buurt bij (potentiële) bewoners, ondernemers (waaronder winkeliers), maar ook mensen die gebruik maken van maatschappelijk voorzieningen zoals scholen, buurtkamers en bibliotheken een belangrijke stap.

Maar hoe plan je in een fase waarin niet-concrete producten zoals participatie, goedkeuring en (deel)ontwerpen leidend zijn voor de planning?

Door regelmatig inhoudelijke gesprekken te hebben met de diverse stakeholders krijg je meer achtergrondinformatie over het project. Door het filteren van de relevante en, voor de planning, minder relevante zaken kun je mogelijke knelpunten vroegtijdig zien aankomen. Door dit in een planning en/of visualisatie zichtbaar te maken, start je de juiste discussie binnen het projectteam op. Inhoudelijk begrip van het project en de uiteindelijk te nemen processtappen zijn dus, meer dan in projecten die zicht dichter bij de realisatiefase bevinden, noodzakelijk. Focus ligt dus, zeker in de beginfase van een project meer op de inhoud.

Plannen in een vroege fase

Het zojuist benoemde aspect speelt ook bij mijn huidige project. Reigersbos in Amsterdam Zuidoost, is zo’n 40 jaar oud. De wijk werd opgeleverd tussen 1980 en 1984. Inmiddels wonen en werken er zo’n 8.500 mensen en zijn er een fors aantal uitdagingen in de openbare ruimten. Zo is het groen verouderd en eentonig, de zitbankjes zijn doorgezakt en eigenlijk kan álles een likje verf gebruiken. Er is simpelweg groot onderhoud nodig in de breedste zin van de betekenis. Ook kent het Reigersbos een aantal andere uitdagingen zoals bijvoorbeeld het afwezig zijn van oudere woningen of grotere gezinswoningen waardoor weinig variatie in de buurt-demografie ontstaat. Tenslotte zorgen de ‘half verhoogde’ dreven (hoofdwegen/rondwegen) ervoor dat sommige (iets lager gelegen) parkeerterreinen veranderen in anonieme en onveilige ruimtes.

Het concretiseren en realiseren van doelstellingen

Als projectteam hebben we de uitdaging om deze globale doelstellingen te concretiseren en te realiseren. Ik ondersteun bij dit concretiseren door het gewenste tijdpad samen te stellen. Ik neem hierin het initiatief maar vind het vooral essentieel dat dit een product is van het team, en dat deze door het team is samengesteld. Als planner doe je dit, anders dan bij projecten die zich meer richting de uitvoeringsfase bevinden, op basis van (slechts) globaal geformuleerde processen. Om daarbij te komen tot deelresultaten en deelproducten. Deelproducten zijn bijvoorbeeld visiedocumenten met beschrijvingen, maar ook met het aantal van de verschillende types van gewenste woningen of openbare voorzieningen. Of bijvoorbeeld een uitgangspuntendocument voor het parkeren in Reigersbos. Om tot deze deelproducten te komen vereist mijn inzet constante afstemming met het team. Door vragen te stellen, en mensen te laten nadenken over het proces kan ik de daaropvolgende stappen verder concretiseren in de planning.

Planning als communicatiemiddel

Een planning, in welke vorm dan ook, dient als communicatiemiddel voor de stakeholders zowel binnen als buiten het projectteam. De stakeholders die vaak vergeten worden zijn bijvoorbeeld de planeconomen en de geluidsspecialisten. Ik vind het belangrijk dat voor mijn planning ook juist deze mensen betrokken worden.

De mensen die goedkeuring moeten geven op onze plannen, en afhankelijk zijn van ramingen volgend uit ontwerpen om een voorbeeld te geven. Elk stapje en overdracht hangt samen, en ik haal er plezier uit dit proces zo snel mogelijk te doorgronden en visueel te maken in een planning.

De uitdaging zit in het realiseren van globaal geformuleerde gebiedsdoelstelling met grofmazig geformuleerde processen en processtappen zoals deze hierboven zijn beschreven. Gezamenlijk geformuleerde tussenresultaten vastgelegd in deelproducten zijn een goed middel om de stakeholders ‘mee te nemen’ in deze processtappen. Dit omdat deze deelproducten (veelal documenten) een richting en een timing geven, en de voortgang en de continuïteit van het project bevorderen doordat deze deelproducten weer een uitgangspunt zijn voor de volgende te nemen stappen en projectfasen.

Deelproducten als uitgangspunt

Een deelproduct voor het project Reigersbos is bijvoorbeeld een zogenaamd Profiel Openbare Ruimte, waarin de ‘look and feel’, de uitstraling maar ook de praktische invulling van deze openbare ruimte is vastgelegd. Hier wordt onder meer beschreven welke soorten straatmeubilair zal worden gebruikt, hoe de openbare verlichting is vormgegeven maar ook hoe zal worden omgegaan met zaken als huisafval. Bovendien vormt dit deelproduct, het ‘profiel’, een uitgangspunt voor het verdere ontwerpproces en andere activiteiten die daarop volgen, zoals de aanbesteding en het aanvragen van de vergunningen. Omdat gebiedsontwikkeling relatief nieuw is voor mij, is het begrijpen van de diverse stappen essentieel. Dit doe ik door de zowel de deskundigen te raadplegen die binnen het team werkzaam zijn, maar ook de collega’s uit andere projectteams.

Zo is er bijvoorbeeld het vraagstuk geluid. Het uitgangspunt is dat bewoners geen last mogen hebben van omgevingsgeluiden, bijvoorbeeld veroorzaakt door verkeer. Om dit te garanderen is hiervoor een commissie in het leven geroepen, die de ontwerpen toetst tegen de geldende geluids-(hinder) normen. De toetsing moet dan als stap in de planning worden opgenomen, rekening houdend met de mogelijkheid dat de commissie aanpassing in het ontwerp eist alvorens deze goed te keuren. De manier waarop ik dit doe is zo veel mogelijk door te vragen over het vakgebied zelf en pas daarna ga ik het hebben over deze specifieke aspecten van dit project. Op deze manier kan ik bepalen waar de knelpunten, prioriteiten en/of ‘stokpaardjes’ van afdelingen of personen zich bevinden. Zo kan het team beter op de meest efficiënte manier een goedkeuring verkrijgen en betrek ik tevens de leden van de geluidscommissie meer bij het project. Het op basis van geluidsnormen goedgekeurde ontwerp vormt dan eveneens een deelproduct. Op deze manier kun je als planner met een beperkte tijdsinvestering toch deze zaken inzichtelijk maken en het team op dit gebied adviseren zonder zelf alle ‘Know how” in huis te hebben of de materie volledig te hoeven doorgronden.

De toegevoegde waarde van een planningsadviseur

Als planner heb je een inhoudelijke, organisatorische, adviserende en een sturende taak. Ook voeg ik hier graag een ‘visualisatie’ taak aan toe – zie ook de toevoeging in deze tekst – omdat het visualiseren van de verschillende projectfasen (al dan niet met een geografisch plaatje van het gebied) het projectplan en de voortgang hiervan overzichtelijk weergeven en een goed communicatiemiddel vormen. Deze visualisaties worden daarom ook gebruikt om partijen buiten het projectteam van informatie te voorzien. Dit omdat is gebleken dat de door de bewoners ervaren overlast als gevolg van de uitvoering van het project, minder wordt bij goede en duidelijke informatievoorziening waaraan we vanuit planning middels deze visualisaties een belangrijke bijdrage kunnen leveren. Op deze manier kun je als planningsadviseur, anders dan je te beperken tot het bijhouden van de voortgang in de planning, je rol op diverse manieren breder invullen en zo (extra) belangrijke waarde toevoegen aan het projectteam en het uiteindelijke projectresultaat.

Conclusie

Kijkend naar de rol van planner in de gebiedsontwikkeling zijn er duidelijke verschillen ten opzichte van het plannen van andere projecten. Eén van de duidelijke verschillen is het ontbreken van een duidelijke projectstructuur bij gebiedsontwikkeling. Dat wil zeggen, deze is er wel, maar veel minder hard en veelal wordt hier bewust van afgeweken. De reden hiervoor is dat er veel processen parallel lopen en het lastiger is de doorlooptijden van bepaalde processen te bepalen (zoals participatie). Dit is anders dan bij projecten die zich in de realisatiefase bevinden. De te volgen stappen hebben niet vaak een directe kop-en staart verbinding met elkaar daar het mogelijk is deze deels gelijktijdig uit te voeren.

Door dit voorgaande is het in de rol van planningsadviseur belangrijk te blijven bewaken dat alle noodzakelijke processtappen worden gedaan. Ook bewaar je het overzicht en hiervoor is het noodzakelijk regelmatig contact te hebben met de stakeholders zodat je mogelijke knelpunten vroegtijdig kunt signaleren en bespreken. Door middel van visualisatie van de planning maak je deze knelpunten voor het team inzichtelijk en kun je de juiste discussie op gang brengen. Wat hier vaak bij helpt is een uitgangspunt of stelling te poneren (soms zelfs een bewust gekozen onjuiste stelling!) waardoor inhoudelijk specialisten, getriggerd worden meer achtergrondinformatie maar ook hun prioriteiten te geven. Als planner krijg je dan steeds meer puzzelstukjes, waarmee jij samen met het team het totale plaatje kunt maken. Een goede visualisatie van het tijdpad van het project versoepelt dit proces aanzienlijk.

Wil je meer weten? Neem contact op via ronvanbritsem@balance.nl

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

Team Gebiedsontwikkeling in Berlijnprojectbeheersing