Drie inzichten over effectieve communicatie
Auteur: Bente van der Sman, Consultant Gebiedsontwikkeling
Datum: Februari 2022
Leestijd: 3 minuten
Er gaat geen dag voorbij waarop we niet met elkaar communiceren. Communicatie, zowel verbaal als non-verbaal is altijd aanwezig en speelt vanzelfsprekend ook een belangrijke rol in de uitvoering en het slagen van projecten. Recent volgde een groep Balance-collega’s de training communicatie & beïnvloeden, begeleid door Stichting Communicatie. Hoewel we dagelijks communiceren, blijkt dat er nog veel is dat we over communicatie kunnen leren. In deze blog delen we drie inzichten uit de training die van toegevoegde waarde zijn in het uitvoeren van projecten in de fysieke leefomgeving.
Luisteren is moeilijk, samenvatten helpt!
Wanneer twee mensen met elkaar communiceren, zijn er een hoop kansen op misverstanden. De zender brengt informatie zowel verbaal als non-verbaal over naar de ontvanger. Bij het verwerken van deze informatie door de ontvanger kan op een hoop punten verschil ontstaan tussen wat de zender bedoelt en wat de ontvanger heeft begrepen. Dit komt door een onbewuste behoefte om informatie te ordenen, waarbij we onszelf als referentiekader nemen. We laten sommigen zaken onbewust weg, voegen informatie toe en proberen causale verbanden te leggen.
Een eerste stap in effectief communiceren: wees ervan bewust dat wat je denkt te hebben gehoord en hebt begrepen een eigen interpretatie is van de boodschap van de zender. Een belangrijke tool om de kans op misverstanden te verkleinen is samenvatten. Door samen te vatten toets je in hoeverre de interpretatie die jij hebt, klopt bij wat de ander wilde vertellen. Het geeft daarbij direct de mogelijkheid aan de zender om te corrigeren en aan te vullen.
Leg de aandacht bij de ander
In gesprekken zijn we van nature met onszelf en ons eigen belang bezig. Wanneer de ander iets vertelt focussen we op wat wij nog meer willen weten en vragen daar op door. Dit kan soms geen kwaad, maar het is belangrijk te beseffen dat we door die insteek het gesprek sturen en invloed uitoefenen op welke informatie de gesprekspartner deelt. Ook in zakelijke gesprekken hebben we vooraf vaak een beeld van de informatie die we van de gesprekspartner willen hebben en proberen we door middel van gerichte vragen deze informatie op te halen. Om meer te weten te komen over de gesprekspartner en deze beter te begrijpen, kan het helpen om op een andere manier vragen te stellen; de techniek van het verbaal volgen.
Een belangrijk uitgangspunt bij deze techniek is om de aandacht bij de ander te leggen. Als vraagsteller gebruik je slechts een aantal vragen die allemaal openheid laten aan de ander om meer te vertellen. Door het stellen van vragen zoals ‘wat bedoel je daarmee’, ‘welk voorbeeld kan je geven’ en ‘wat wil je daarover delen’, heeft de ander alle ruimte om informatie te delen zonder dat deze gestuurd wordt door de vraagsteller.
Van overtuigen naar zoeken naar de gemene deler
In projecten komt het vaak voor dat we anderen mee willen krijgen in een bepaalde richting of aanpak. Een veelgebruikte tactiek in dergelijke situaties is om de ander te proberen te overtuigen van ons standpunt door dit zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren en te onderbouwen met argumenten. Er is echter ook een andere tactiek om met de ander op één lijn te komen; de Socratische gesprekstechniek.
Hierbij is het de regel om in eerste instantie je mond te houden over het eigen standpunt. In plaats van het uitleggen van jouw beeld, probeer je door middel van vragen zo goed mogelijk het beeld en belang van de ander te achterhalen. Zodra je dit helder hebt, probeer je de ander vanuit zijn of haar beeld te beïnvloeden. Op die manier ontdekt en benoemt de ander zelf de voordelen van jouw standpunt of aanpak.
