Van overdracht als vanzelfsprekendheid naar overdracht als doel

Blog

Van overdracht als vanzelfsprekendheid naar overdracht als doel

We zeggen het wel, maar we doen het nog steeds niet: bij bouwprojecten vanaf het begin al rekening houden met de gebruiks- en beheerfase van infrastructuur. Maar al te vaak wordt dit gepredikt, maar gebeurt dit ook in de werkelijkheid? Is er in de beginfase tijdens het ontwerp, eindelijk rekening gehouden met de eisen en wensen van de beheerder, besluiten we om het object of de infrastructuur al te gebruiken, voordat het daadwerkelijk is overgedragen aan de beheerder.

Helaas vergeten we nog steeds (te) vaak tijdens grote aanleg- of renovatieprojecten rekening te houden met het opleveren en overdragen van ‘het werk’ en ‘de werkzaamheden’. Hoe vaak is een object al technisch gereed verklaard en in gebruik genomen, maar is het feitelijk niet opgeleverd, laat staan overgedragen? Hoe kan dat? Wat zit daar achter? Kennelijk vinden we het met zijn allen nog steeds veel belangrijker en interessanter om te knutselen en mooie dingen te bouwen, zonder dat we rekening houden met een zorgvuldige oplevering en overdracht, zodat de infrastructuur daadwerkelijk veilig gebruikt kan worden en goed kan worden beheerd.

Infrastructuur die niet overgedragen is, is in feite nog onderdeel van het project. De verantwoordelijkheid voor het functioneren en het veilig gebruik ligt (als het goed is) dan nog steeds bij de projectorganisatie en niet bij de beheerder. Net als de kosten die gemaakt moeten worden om de infrastructuur in stand te houden.

Zo’n restpuntenfase kan soms wel maanden, zo niet jaren duren. Een object is technisch gereed, maar het ontbreekt aan de juiste invulling van de minimale voorwaarden om tot een succesvolle oplevering en overdracht te komen. Restpuntenmanagement zou mogelijk geïntroduceerd kunnen worden als een nieuw vakgebied. Een vakgebied gericht op het gestructureerd wegwerken van restpunten, gericht op een succesvolle oplevering en overdracht, ná ingebruikname van de infrastructuur. Niet helemaal de beoogde volgorde, maar toch.

Wat kunnen we er echt aan doen om te voorkomen dat de beheerder tandenknarsend, met zijn handen in het haar zit, nadat een object weer onvolledig en na ingebruikname is opgeleverd? We kunnen het over de oorzaken hebben en het proberen te verklaren, maar we kunnen ook aan bestrijding aan de bron werken. Laten we met het overdrachtstraject beginnen alvorens het project überhaupt begint. Een goede oplevering, overdracht en ingebruikname begint met de start van het project.

Het is een aanpak die gericht is op een duurzame overdracht. Daarbij gaan wij uit van drie leidende principes, namelijk: expliciet samenwerken door een open en constructieve houding met respect voor elkaars belangen, voortgangsbewaking gebaseerd op een gezamenlijk plan van aanpak middels een beheerstool en in een zo vroeg mogelijk stadium starten met het traject. Op die manier wordt tijdig aan alle geldende eisen voldaan en staat de beheerder na oplevering écht gesteld voor zijn taak.

Hiermee vlieg je het probleem van meerdere kanten aan. Zo voorkom je problemen in de eindfase en worden uiteindelijk veel kosten en tijd bespaard. Door de driehoek tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en beheerder gedurende het hele bouwproces in stand te houden, is het mogelijk de oplevering en overdracht in één dag af te ronden. Doordat we al aan het begin van het project met de drie cruciale partijen om tafel gaan, elkaars belangen kennen en met een concreet plan van aanpak werken wordt de doorlooptijd minder, is de kwaliteit van het proces hoger en wordt verspilling voorkomen. De aanpak bij de bron is belangrijk voor verbetering van het proces.

Door Jonas Kramer, business consultant bij Balance – Advies, Projecten, Interim 

Eerder gepubliceerd in Cobouw

Begin met typen en druk op enter om te zoeken