Opleveren & overdragen op één dag lukt als alle vakjes groen zijn

Blog

Opleveren & overdragen op één dag lukt als alle vakjes groen zijn

Een tevreden opdrachtgever, opdrachtnemer en beheerder. Het is mogelijk! Frank Postma van Balance, omgevingsmanager bij Rijkswaterstaat en  Rob van Kouwen van Multividuals ontwikkelden alweer drie jaar geleden het Bewust Expliciet Samenwerken Traject (BEST). Het succes smaakte naar meer en inmiddels lopen diverse andere projecten ook via dit traject.

Een elektronisch overdrachtsdossier
De basis daarvoor is een speciale tool om de drie cruciale partijen bij elkaar te houden, zodat geen gaten vallen tijdens het bouwproces en de oplevering én overdracht maanden langer duurt dan de bedoeling. Want, weten Van Kouwen en Postma: “Het gebeurt regelmatig dat stukken worden vergeten en handleidingen en veiligheidsdossiers incompleet zijn. Dat is niet raar, want bij een gemiddeld project gaat het zomaar om duizenden documenten. Maar kennis en kunde over specifieke onderdelen zijn bij een projectorganisatie vaak allang weggevloeid als je na oplevering bepaalde stukken op tafel wilt hebben. Door het systematisch vullen en bijhouden van een elektronisch overdrachtsdossier voorkom je problemen in de eindfase en worden uiteindelijk veel kosten en tijd bespaard.”

Alle partijen op één lijn
Van meet af aan wordt de beheerder betrokken en wordt in overleg met alle partijen een zogenoemde Y-as opgesteld, waarbinnen alle objecten vallen. Dat schema wordt stapsgewijs en steeds met dezelfde mensen doorlopen en aangevuld, zodat bij oplevering een pasklaar elektronisch dossier klaarligt, waarmee de beheerder naadloos het project kan overnemen.

Om alle partijen op één lijn te krijgen kan een simulatiespel worden opgezet om de problematiek duidelijk te maken en aan de hand van echte voorbeelden de partijen te doordringen van de meerwaarde. “Het liefst doen we zo’n start-up snel na gunning.” Zo’n dag is meestal genoeg om partijen bij elkaar te krijgen en samen verder te werken gedurende de uitvoering. Bij grote en omvangrijke projecten zijn namelijk vaak veel betrokkenen, die allemaal hun eigen verlanglijstje hebben voor de beheerfase.

Kop in het zand
“Het klinkt misschien logisch om te doen’’, zegt Van Kouwen, ‘‘maar het gebeurt nog lang niet overal. In principe zitten de partijen helemaal niet te wachten op extra vergaderingen en rompslomp. Die hebben de handen al vol aan de uitvoeringsfase. De oplevering en de overdracht ‘komen later wel’ hoor ik vaak. Eigenlijk is dat de kop in het zand steken, want de eisen van de beheerder zijn cruciaal voor de oplevering en overdracht. De opdrachtgever zal de oplevering namelijk niet accepteren totdat ook de toekomstige beheerder tevreden is.”

Blijven schakelen
Postma haalt metersgrote schema’s tevoorschijn, die uitgerold net op tafel passen. Het gaat altijd om waslijsten aan handleidingen, technische specificaties, tekeningen en areaalgegevens. Elke twee weken worden deze lijsten gezamenlijk tussen de betrokken partijen besproken en geactualiseerd. Door te werken met kleuren is in een oogopslag goed te zien wie welke acties moet ondernemen. ‘‘Zodra een vakje donkergroen is, hoeft niemand meer naar dat aspect te kijken en is voor dat onderdeel alles afgerond. Opleveren en overdragen op één dag lukt dus als alle vakjes groen zijn.”

5 Stappen naar oplevering & overdracht in één dag:
– Onafhankelijke facilitator
– Individuele intakes
– Interne oplevering en overdracht start-up organiseren
– 
Gezamenlijke start-up en vervolgbijeenkomsten met de drie cruciale partijen
– 
Afspraken, actieplan & opvolging

Verder praten over oplevering & overdracht?
Voor vragen over de tooling, om hierover op de hoogte te blijven, of nu al verder te praten over uw vraagstuk kunt u contact opnemen met Frank Postma, consultant omgevingsmanagement bij Balance – Advies, Projecten, Interim

Eerder gepubliceerd in Cobouw

Begin met typen en druk op enter om te zoeken